Довідка - службовий документ

Довідка – це службовий документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя і діяльності окремих громадян та різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств. Найчастіше довідка видається на прохання працівника про перебування в займаній посаді. Довідка виконується на бланку установи формату А5, здебільшого з трафаретним текстом. Довідки можуть бути службові та особисті.

Службова довідка має об'єктивно відображати фактичний стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. Цю довідку складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи.

Особисті довідки видають зацікавленим установам чи громадянам. Вони підтверджують факт роботи чи навчання, обійману посаду, розмір заробітної плати, місце проживання тощо.

Ситуації, з приводу яких видають довідки, досить типові, тому й використовують уніфіковані трафаретні бланки, в яких частину тексту віддруковано й позначено місця для внесення деяких змінних реквізитів. Текст починається із зазначення в давальному відмінку звання, прізвища, імені по батькові особи, про яку йдеться. В останньому абзаці тексту зазначають, куди буде подаватися довідка, що видається.

Реквізити довідки:
– назва установи, що видає довідку,
– назва виду документа (довідка),
– дата видачі й номер (проставляють при підписанні),
– прізвище, ім'я по батькові особи, якій видається довідка,
– текст довідки,
– призначення довідки (куди подається),
– підпис службової особи,
– відбиток печатки, без якої довідка не має юридичної сили.

Довідки інформаційного характеру відображають індивідуальні ситуації. їх складають у відповідь на запити і подають у визначений термін. Довідки, що направляються за межі установ, як правило, оформляють на загальних бланках, а ті, що подаються в межах установ, – на чистих аркушах паперу формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту).

Заголовок до тексту довідки може містити відомості про час чи дату, на які припадають наведені в ній факти, наприклад: Про результати комплексної перевірки роботи Замостянського РУ ГУ МВС України в м. Києві за 9 місяців 2006 року.

У довідці необхідно об'єктивно відображати стан справ, тому її складанню мають передувати ретельне збирання і перевірка повідомлень, зіставлення та аналіз добутих даних. У довідці можуть наводитись таблиці чи додатки тощо.

У деяких випадках довідку можуть підписувати особи, які склали її й відповідають за викладені в ній факти.