Дії кадрового співробітника компанії у разі отримання від працівника заяви про надання відпустки без збереження заробітної плати

Право на відпочинок у нашій державі гарантується у відповідності до ст. 45 Конституції України та ст. 2 Закону України «Про відпустки» N 504/96-ВР від 15 листопада 1996 року (надалі - Закон). Стаття 4 цього Закону встановлює вичерпний перелік видів відпусток, до них, зокрема, відносяться відпустки без збереження заробітної плати або, так звані, відпустки за свій рахунок. Слід зазначити, що у відповідності до ст. 2 Закону в період відпустки, в тому числі без збереження заробітної плати, за працівником зберігається місце роботи та посада, також цей період зараховується до стажу, що дає право на щорічну основну відпустку. 

Згідно зі ст. 25 Закону та ст. 84 Кодексу законів про працю відпустки без збереження заробітної плати можуть надаватися у випадках:

— працівнику в обов’язковому порядку у випадках, передбачених законодавством (ст. 25 Закону України «Про відпустки», ст. 218 Кодексу законів про працю, Закон України «Про вибори депутатів Верховної Ради Автономної Республіки Крим, місцевих рад та сільських, селищних, міських голів» від 10.07.2010 р. № 2487-VI, Закон України «Про вибори народних депутатів України» від 17.11.2011 р. № 4061-VI, Закон України «Про вибори Президента України» від 05.03.1999 р. № 474-XIV, Закон України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» від 28.02.1991 р. № 796-XII, Закон України «Про соціальний захист дітей війни» від 18.11.2004 р. № 2195-IV, Закон України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту» від 22.10.1993 р. № 3551-XII);

— за згодою між працівником і роботодавцем, на підставі ст.26 Закону про відпустки, за сімейними обставинами та з інших причин.

Якщо працівник подав до кадрової служби компанії заяву про надання відпустки без збереження заробітної плати, вказавши підстави, що спонукають його брати таку відпустку, керівник компанії може прийняти рішення та завізувати заяву працівника, після чого кадрова служба компанії може видати наказ (розпорядження) щодо надання зазначеної відпустки. У Законі точно не вказано, які саме сімейні обставини чи поважні причини повинні бути підставою для того, щоб оформити відпустку. Проте відпустка за згодою сторін має тривати не більше 15 календарних днів на поточний календарний рік. Слід зауважити, що надання відпустки без збереження заробітної плати більшої тривалості, ніж передбачено законодавством, буде вважатися порушенням законодавства про працю. У відповідності до ст. 411 Кодексу про адміністративні правопорушення штраф складатиме від тридцяти до ста неоподатковуваних мінімумів (510–1700 грн.).

Як правило, на підприємствах накази оформляються у спрощеній формі, але вони обов'язково повинні містити реквізити типових форм, затверджених Наказом Державного комітету статистики України від 5 грудня 2008 року № 489 (Типова форма №П-3).

Відповідно до правил оформлення ділових документів текст наказу складається з двох частин: констатуючої та розпорядчої. Розпорядча частина наказу починається з вказівки прізвища, імені та по батькові працівника, посади (із зазначенням наукового ступеня, звання, спеціальності, розряду, найменування структурного підрозділу, дати набрання чинності цим пунктом наказу (якщо вона не збігається з датою реєстрації наказу). Отже, викладається зміст дії щодо особи, про яку видається наказ.

Після розпорядчої частини в наказі наводиться посилання на документ, який служив підставою для видання наказу (наприклад, заява, довідка, медичний висновок і т. д.). Кадрові накази можуть бути індивідуальними, тобто містити інформацію лише про одного працівника, або груповими, якщо на підприємстві протягом одного дня видається велика кількість наказів по кадрам. Такі накази готуються на підставі розпоряджень керівника підприємства.

Накази оформляються у двох примірниках. Один залишається у відділі кадрів, інший - передається до бухгалтерії підприємства.

Проект наказу, при необхідності, погоджується з відповідними посадовими особами. Завізований проект наказу подається на підпис керівнику компанії. Працівник знайомиться з наказом під розписку. Крім цього, слід звернути увагу на вимогу інспекції праці, що накази не повинні засвідчуватися печаткою підприємства. Після підписання наказ (розпорядження) реєструється у книзі наказів.

Маргарита Маслова