ПОРАДИ ЗАРАДИ ПЕРЕМОГИ

Шановні учасники торгів! Як і завжди ми пропонуємо Вам поринути у світ державних закупівель та цього разу спробувати підготувати деякі документи, що містить середньостатистична документація конкурсних торгів. Отже, уявіть собі, що Ви отримали документацію конкурсних торгів (скачали з веб-порталу «Державні закупівлі» або ж звернулися із відповідним запитом до замовника торгів). Нас на даному етапі дуже цікавить розділ щодо підготовки пропозицій конкурсних торгів.

І коли Ви відкриєте отриману документацію, побачите, приблизно таку картину (рис.1).

Розділ 3. Підготовка пропозицій конкурсних торгів

1. Оформлення пропозиції конкурсних торгів *Ця вимога не стосується учасників, які здійснюють діяльність без печатки згідно з чинним законодавством), за винятком оригіналів чи нотаріально завірених документів, виданих учаснику іншими організаціями (підприємствами, установами).

Пропозиція конкурсних торгів подається у письмовій формі за підписом уповноваженої посадової особи учасника, прошита, пронумерована та скріплена печаткою* у запечатаному конверті. Учасник процедури закупівлі має право подати лише одну пропозицію конкурсних торгів. Усі сторінки пропозиції конкурсних торгів учасника процедури закупівлі повинні бути пронумеровані та містити підпис уповноваженої посадової особи учасника процедури закупівлі, а також відбитки печатки*. Повноваження щодо підпису документів пропозиції конкурсних торгів учасника процедури закупівлі підтверджується копією виписки з протоколу засновників або копією наказу про призначення або довіреністю або дорученням або іншим документом, що підтверджує повноваження посадової особи учасника на підписання документів, передбачених умовами документації конкурсних торгів. Пропозиція конкурсних торгів запечатується в одному конверті, який у місцях склеювання повинен містити відбитки печатки учасника процедури закупівлі*. На конверті повинно бути зазначено: - повне найменування і адреса замовника;  - назва предмета закупівлі відповідно до оголошення про проведення відкритих торгів; - повне найменування учасника процедури закупівлі, його адреса, ідентифікаційний код ЄДРПОУ, номери контактних телефонів; - маркування: “Не відкривати до _____ год. _________ року”

Рис. 1

З першого пункту документації конкурсних торгів Ви повинні винести основну інформацію стосовно оформлення своєї майбутньої пропозиції. Тому найчастіше порушення починається вже з конверту, в якому повинна бути належним чином оформлена пропозиція конкурсних торгів. До таких порушень відносяться: відсутність підпису та печатки уповноваженої особи учасника (якщо це є вимогою замовника торгів). Проте зустрічається у документації вимога, яка стосується лише підпису уповноваженої особи учасника… Тому будьте уважними та слідуйте вимогам замовника. Наступною поширеною помилкою учасника торгів є нумерація аркушів своєї пропозиції конкурсних торгів замість вказаних сторінок. Ця вимога також може стосуватися і наявності відбитків печатки на кожній сторінці. А може і не стосуватися. Адже замовник торгів свідомо або ж несвідомо намагається заплутати «бідних» учасників торгів. Тому увага, увага і ще раз увага врятує від величезного фіаско.

Наступним етапом ми розглянемо пункт другий цього ж розділу (рис. 2).

2. Зміст пропозиції конкурсних торгів учасника		Пропозиція конкурсних торгів, яка подається учасником процедури закупівлі повинна складатися з:  - пропозиції (форма наведена в Додатку 2); -  документів, що підтверджують повноваження посадової особи або представника учасника процедури закупівлі щодо підпису документів пропозиції конкурсних торгів; - документального підтвердження відповідності пропозиції конкурсних торгів учасника технічним, якісним, кількісним та іншим вимогам по предмету закупівлі, встановленим замовником; - документально підтвердженої інформації про їх відповідність кваліфікаційним критеріям.
Рис. 2 Докладно ознайомтеся з цим пунктом. Адже в ньому містяться деякі підказки стосовно того, які саме документи повинні бути у Вашій пропозиції та посилання на них у самій документації. Наступним кроком замовник торгів визначає наявність забезпечення пропозиції конкурсних торгів (рис. 3). Воно може бути, а може й не бути. З цього моменту вирішається фінансова складова питання участі у торгах.
3. Забезпечення пропозиції конкурсних торгів		Не вимагається
Рис. 3 Проте це може мати і інший вигляд. Відповідно до п. 8 ст. 1 Закону України «Про здійснення державних закупівель» забезпечення пропозиції конкурсних торгів - надання учасником замовнику гарантій виконання своїх зобов'язань у зв'язку з поданням пропозиції конкурсних торгів, у тому числі такі види забезпечення: порука, гарантія, застава, завдаток, депозит. Щодо розміру цього забезпечення учасникові можна підрахувати очікувану вартість закупівлі застосувавши норми п. 1 ст. 24 цього ж Закону. Отже, розмір забезпечення пропозиції конкурсних торгів не може перевищувати 1% очікуваної вартості закупівлі у разі проведення торгів на закупівлю робіт та 5% відсотків - у разі проведення торгів на закупівлю товарів чи послуг на умовах, визначених документацією конкурсних торгів. Однак, не радимо довіряти без огляду. Майте на увазі, що замовники також можуть прорахувати такий варіант та встановити забезпечення трішки нижче, або доволі нижче, ніж це зазначено у цьому Законі. Тому обережно - не попадіться у цю пастку.
4. Умови повернення чи неповернення забезпечення пропозиції конкурсних торгів		Не передбачено
Рис. 5 У пунктах 3 та 4 статті 24 Закону України «Про здійснення державних закупівель» учасники можуть ознайомитися із умовами повернення чи неповернення забезпечення пропозиції конкурсних торгів. Не пожалкуйте свого часу та ознайомтеся, як Ви зможете його повернути. На Рис. 5 зазначено за яких обставин Вам повернуть забезпечення пропозиції конкурсних торгів. Далі наведена інформація щодо строку, протягом якого пропозицій є дійсними (рис. 6).
5. Строк, протягом якого пропозиції конкурсних торгів є дійсними		Пропозиції конкурсних торгів вважаються дійсними протягом 90 днів. До закінчення цього строку замовник має право вимагати від учасників продовження строку дії пропозицій конкурсних торгів. Учасник має право: - відхилити таку вимогу, не втрачаючи при цьому наданого ним забезпечення пропозиції конкурсних торгів; - погодитися з вимогою та продовжити строк дії поданої ним пропозиції конкурсних торгів та наданого забезпечення пропозиції конкурсних торгів. Пропозиції конкурсних торгів вважаються дійсними протягом 90 днів.  має право вимагати від учасників продовження строку До закінчення цього строку замовник має право вимагати від учасників продовження строку дії пропозицій конкурсних торгів. Учасник має право: - відхилити таку вимогу, не втрачаючи при цьому наданого ним забезпечення пропозиції конкурсних торгів; - погодитися з вимогою та продовжити строк дії поданої ним пропозиції конкурсних торгів та наданого забезпечення пропозиції конкурсних торгів.
Рис. 6 Нарешті ми дісталися до найголовнішого пункту в кожній документації конкурсних торгів. Саме завдяки йому замовник може підготувати довідки в довільній формі та вчасно заказати в інших органах місцевої державної влади встановлені законодавством України довідки. А за допомогою цього пункту замовник може уважно ознайомитися з Вашою фінансовою можливістю і наявністю або відсутністю кредитів (рис. 7).
6. Кваліфікаційні критерії до учасників	При визначені кваліфікаційних критеріїв у документації конкурсних торгів замовник керується переліком кваліфікаційних критеріїв, зазначених у статті 16 Закону.  Замовником зазначаються кваліфікаційні критерії до учасників відповідно до статті 16, вимоги, встановлені статтею 17 цього Закону, та інформацію про спосіб документального підтвердження відповідності учасників встановленим критеріям та вимогам згідно із законодавством. Кваліфікаційні критерії (ст. 16) Документальне підтвердження відповідності учасників встановленим критеріям 1. Наявність обладнання та матеріально-технічної бази 1.1. Довідка у довільній формі, що містить опис технічних можливостей підприємства Учасника. 1.2. Перелік основних засобів, що знаходяться на балансі Учасника, які будуть залучатися до виконання предмету закупівлі. 2.  Наявність працівників відповідної кваліфікації, які мають необхідні знання та досвід 2.1. Довідка у довільній формі, що містить інформацію  про персонал підприємства Учасника з зазначенням кількості, рівня освіти, досвіду, кваліфікації. 2.2. Копії звітів з праці (№ 1-ПВ) Учасника за останній звітній період. Вимога встановлюється для Учасників торгів – юридичних осіб, визначених за переліком органів державної статистики.  3. Наявність документально підтвердженого досвіду виконання аналогічних договорів 3.1. Інформація в довільній формі про виконання Учасником аналогічних договорів, предметом яких є послуги згідно предмету закупівлі, з зазначенням назви, адреси цих Замовників, яким надавалися послуги, з наданням копій цих договорів. 4. Наявність фінансової спроможності 4.1. Копії балансу Учасника (форма № 1) за останній звітній період*.  4.2. Копії звіту про фінансові результати Учасника (форма № 2) за останній звітній період*. 4.3. Копія звіту про рух грошових коштів Учасника за 2012 рік.* * у разі, якщо учасник торгів є юридична чи фізична  особа, яка відповідно до норм чинного законодавства не  складає  документи, зазначені у п.4 кваліфікаційних критеріїв, такий учасник подає у складі пропозиції конкурсних торгів копії тих документів, які є документами фінансової звітності для нього. 4.4. Довідка з обслуговуючого банку про відсутність (наявність) у Учасника  заборгованості за кредитами строком не раніше дня публікації оголошення про проведення цих відкритих торгів  або більш пізню дату.
Рис. 7 Для того, щоб не потрапити у халепу з довідкою з обслуговуючого банку, потрібно заздалегідь дізнатися щодо того, скільки часу вона діє (середньостатистично – складає три календарні дні). Тому Вам порада – беріть її в останню чергу. Крім цього радимо уважно читати назви звітних документів, адже якщо Ви – мале підприємство, то баланс Ви подаєте у формі №1-м. Це ж стосується і звіту про фінансові результати. Щодо звітів з праці (№ 1-ПВ) та звіту про рух грошових коштів, то малі підприємства їх взагалі не подають до органів статистики. Тому на кожен документ, який Учасник не взмозі надати у складі своєї пропозиції, потрібно скласти відповідну довідку у довільній формі. Ця довідка повинна містити посилання на відповідні нормативно-правові акти, що встановлюють ці обмеження щодо подання звітності малими підприємствами (рис.7).

Вимога (ст. 17)	Документальне підтвердження
1. Пропозиція конкурсних торгів подана учасником процедури закупівлі, який не є пов'язаною особою з іншими учасниками процедури закупівлі	1.1. Довідка у довільній формі щодо засновників підприємства Учасника (П.І.Б.), їх частки у статутному капіталі.
2. Учасником надані документи, що підтверджують правомочність на укладення договору про закупівлю	2.1. Нотаріально завірена копія ліцензії  Учасника на провадження відповідної діяльності, якщо це передбачено чинним законодавством України, що є дійсною на момент розкриття цих пропозицій конкурсних торгів. 2.2. Копія довідки про взяття на облік платника податку Учасника. 2.3. Копія свідоцтва про сплату єдиного податку, або податку на додатну вартість Учасника. 2.4. Витяг з Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців Учасника.
3. Учасник не визнаний у встановленому законом порядку банкрутом та відносно нього не відкрита ліквідаційна процедура	3.1. Довідка Міністерства юстиції України про відсутність підприємства Учасника з Єдиної бази даних про підприємства щодо  яких порушено провадження у справі про банкрутство або виписка Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців с  строком не раніше дня публікації оголошення про проведення цих відкритих торгів  або більш пізню дату.
4. Учасник не має заборгованість із сплати податків і зборів (обов'язкових платежів)	4.1.  Довідка ДПІ про те, що Учасник не має заборгованості із сплати податків і зборів (обов'язкових платежів) строком не раніше дня публікації оголошення про проведення цих відкритих торгів  або більш пізню дату. 4.2.  Довідка Управління Пенсійного фонду України про відсутність заборгованості у Учасника по платежах до Пенсійного фонду України, що є дійсною на момент розкриття пропозицій конкурсних торгів.
5. Учасник провадить господарську діяльність відповідно до положень його статуту	5.1. Копія Статуту Учасника або іншого установчого документа із змінами (у разі їх наявності). Вимога встановлюється для Учасників торгів – юридичних осіб. 5.2. Копія довідки про включення Учасника торгів до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). Вимога встановлюється для Учасників торгів - юридичних осіб.

Рис. 8

Отже, залишається розглянути вимоги щодо виконання вимог статті 17 Закону України «Про здійснення державних закупівель», які повинен встановити у своїй документації конкурсних торгів кожен Замовник торгів.

По-перше, замовник може попросити надати довідку у довільній формі щодо засновників підприємства. Бажано, хоч і в довільній формі складати цю довідку, проте данні використовувати з Статуту підприємства. У ньому є окремий розділ щодо статутного фонду, або ж у деяких Статутах це зазначено на перший сторінці разом із даними засновників (прізвища та ініціали, адреси а частки у статутному фонді у відсотках). Чому потрібно переписувати Статут? Просто цю інформацію потім замовник буде порівнювати із Вашим Статутом. Крім цього, бажано, якщо Ви берете участь у торгах, щоб вид цієї діяльності був присутнім як у Статуті підприємства, так і у Довідці про включення Учасника торгів до Єдиного державного реєстру підприємств та організацій України (ЄДРПОУ). Вас перевіряють, а Ви будьте готові!

По-друге, потрібно зазначити, що за замовником торгів завжди залишається право визначати форму документа. Адже, найчастіша помилка учасника полягає в тому, що він не розмежує поняття «оригінал», «копія», «нотаріально завірена копія», «належним чином завірена копія». Документ, у відповідності до Закону України «Про інформацію» - матеріальний носій, що містить інформацію, основними функціями якого є її збереження та передавання у часі та просторі. Докуме́нт — засіб закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумову діяльність людини. Основною функцією документа є доказування, підтвердження яких-небудь фактів (відомостей). Ця функція властива офіційним виданням (конституція, закон, указ, а також історичні джерела, що служать засобом підтвердження). Тому варто уважно читати документацію конкурсних торгів та надавати саме ті форми документів, що вимагаються. В іншому випадку Вашу пропозицію Замовник повинен буде відхилити.

Слід зауважити, якщо замовник вимагає довідку Міністерства юстиції України про відсутність підприємства Учасника з Єдиної бази даних про підприємства щодо яких порушено провадження у справі про банкрутство, а Ви надасте виписку Єдиного державного реєстру юридичних осіб та фізичних осіб-підприємців у замовника торгів також матимете право відхилити пропозицію.

По-третє, приділить увагу довідкам з Державної податкової інспекції та Управління Пенсійного фонду України про відсутність заборгованості. Не проглядіть дати видачі цих довідок. На цьому можна дуже не погано «пролетіти». Однак, не втрачайте надії – просто будьте уважними!

Готуйтеся заздалегідь до перемоги із нашими порадами!

Маргарита Маслова