Створення комітету з конкурсних торгів. Їх повноваження та функції.

Для проведення проведення закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти кожний Замовник повинен створити комітет з конкурсних торгів. Ця структурна одиниця є дуже важливою, адже на неї полягають основні функції здійснення державних закупіель. На сьогодні роботу «фахівця у сфері державних закупівель» в українських установах, організаціях, підприємствах в основному здійснюють бухгалтери, економісти та юристи або секретарі. Посада «фахівець у сфері державних закупівель» існує тільки на крупних підприємствах, які самостійно здійснюють свою господарську діяльність та можуть дозволити вирішувати кадрові питання без втручання органів державної влади. У міжнародній практиці на великих підприємствах навіть створюються окремі відділи, які займаються держзакупівлями. У разі якщо організація проводить невелику кількість процедур закупівель на рік, доцільно прийняти на роботу спеціаліста на неповний робочий день або за трудовим контрактом на період проведення торгів. 

Згідно з п.п. 14 ч.1 ст.1 Закону України «Про здійснення державних закупіевль» (надалі - Закон) комітет з конкурсних торгів - службові (посадові) особи замовника (генерального замовника), призначені відповідальними за організацію та проведення процедур закупівлі згідно з цим Законом.

Стаття 11 Закону присвяченавиключно питанням створення, організації та здійснення функціонування комітету з конкурсних торгів.

Комітет з конкурсних торгів утворюється замовником (генеральним замовником) для організації та проведення процедур закупівель. Тобто, рішення про затвердження складу комітету з конкурсних торгів оформлюється у вигляді розпорядчого документу організації (наказ, розпорядження тощо (зразок 1).

Зразок 1

НАКАЗ

“____” _____________ 2012 року                                                             № _____

Про затвердження складу та

положення про комітет з конкурсних

торгів Комунального закладу «Х»

На виконання вимог Закону України “Про здійснення державних закупівель” від 01.06.2010 № 2289- VІ та наказу Міністерства економіки України від 26.07.2010 № 916

Н А К А З У Ю:

1. Затвердити:

1.1  Голову комітету з конкурсних торгів - ____________________.

1.2  Склад комітету з конкурсних торгів Комунального закладу «Х» ( Додаток № 1).

1.3  Положення про комітет з конкурсних торгів Комунального закладу «Х» (Додаток № 2).

2. Членам комітету з конкурсних торгів пройти навчання спеціалістів у сфері здійснення державних закупівель у порядку, встановленому Уповноваженим органом.
3. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

                                                                                     З наказом ознайомлені:

________________________

________________________

________________________

________________________

________________________

Директор ______________________

Комітет з конкурсних торгів діє на засадах колегіальності та неупередженості членів комітету з конкурсних торгів. Членство в комітеті з конкурсних торгів не має створювати протиріччя між інтересами замовника та учасника чи між інтересами учасників процедури закупівлі, наявність якого може вплинути на об'єктивність та неупередженість прийняття рішень щодо вибору переможця процедури закупівлі.

Склад комітету з конкурсних торгів та положення про комітет з конкурсних торгів затверджуються рішенням замовника (генерального замовника) (Зразок 1). До складу комітету з конкурсних торгів входить не менше п'яти осіб. У разі якщо кількість службових (посадових) осіб у штатній чисельності працівників замовника є меншою, ніж п’ять осіб, до складу комітету з конкурсних торгів мають входити всі службові (посадові) особи замовника. До складу комітету з конкурсних торгів не можуть входити посадові особи та представники учасників, члени їх сімей, а також народні депутати України, депутати Верховної Ради Автономної Республіки Крим та депутати міської, районної у місті, районної, обласної ради.

Слід зазначити, що депутати сільських та селищних рад на сьогодні можуть входити у склад комітету з конкурсних торгів. Як відомо, раніше це була велика проблема, адже у штаті сільських рад інколи нараховується всього дві - три особи, з них практично всі депутати.     

Відповідно до Закону голова та секретар комітету з конкурсних торгів повинні пройти навчання з питань організації та здійснення закупівель. Таке навчання можуть пройти також інші члени комітету з конкурсних торгів. Порядок зазначеного навчання встановлюється Уповноваженим органом. Проте, слід зауважити, що у Типовоому положенні про комітет з конкурсних торгів, яке затверджене Наказом Міністертва економіки України від 26.07.2010 N 916 зазначено, що всі члени комітету повинні пройти навчання. Тим паче, в Кодексі України про адміністративні проавопорушення чітко зазначено, що комітет з конкурсних торгів несе адміністративну відповідальність за непроходєження навчання.

Члени комітету з конкурсних торгів несуть персональну відповідальність за прийняті ними рішення відповідно до законів України. Тобто, всім членам комітету (не тільки голові та секретарю) необхідно бути уважними при прийнятті будь-яких рішень.

Рішення комітету з конкурсних торгів оформляється протоколом, який підписується усіма членами комітету, присутніми на засіданні комітету з конкурсних торгів. У разі відмови члена комітету з конкурсних торгів підписати протокол про це зазначається у протоколі із зазначенням причин відмови.

Протокол - документ, що відбиває процес і результат роботи постійних та тимчасових колегіальних органів, проведення зборів, засідань, нарад, конференцій, обговорень тощо.

Протокол веде секретар або інша спеціально призначена особа, конспектуючи, стенографуючи або записуючи на диктофон виступи учасників засідання.

Реквізити протоколу:

1. Назва виду документа (Протокол).

2. Індекс (номер).

3. Дата.

4. Місце засідання.

5. Гриф затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню).

6. Заголовок до тексту.

7. Текст.

8. Підпис голови.

9. Підпис секретаря.

Датою протоколу є дата засідання. Протоколи мають порядкову нумерацію з початку року, яка водночас означає й кількість проведених засідань. Правильне ведення протоколу має важливе значення, оскільки ухвалені рішення набувають юридичної сили тоді, коли вони оформлені протоколом. Протокол дає можливість перевірити правильність прийнятих рішень, контролювати їх виконання.

У тексті протоколу виділяють дві частини:

- вступна частина має постійну інформацію (голова, секретар, присутні) та змінну (ініціали та прізвища голови, секретаря, присутніх). Слова: Голова, Секретар, Присутні пишуть від лівого берега. Прізвища присутніх і запрошених подають за абеткою. Якщо їх кількість перевищує 15, до протоколу додають список присутніх, а у вступній частині протоколу вказують загальну кількість: Були присутні 130 осіб. Вступну частину протоколу закінчують порядком денним. Слова Порядок денний друкують від лівого берега, кожний пункт якого нумерують і записують з нового рядка. Питання формулюють у називному, а не у знахідному відмінку (форма Про розгляд і затвердження... не рекомендована).

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:
1.
2.
3.
Основна частина тексту протоколу складається з розділів, які відповідають пунктам порядку денного. Текст кожного розділу будують за схемою:
1. СЛУХАЛИ:
2. ВИСТУПИЛИ:
3. УХВАЛИЛИ:

 Керівництво роботою комітету з конкурсних торгів здійснює його голова. Голова комітету з конкурсних торгів організовує роботу комітету і несе персональну відповідальність за виконання покладених на комітет функцій. Крім того, він призначає заступника (заступників) голови та відповідального секретаря комітету із числа членів комітету; визначає функції кожного члена комітету. Ці дії голови комітету можуть бути зафіксовані у вигляді протоколу засідання комітету з конкурсних торгів (зразок 2).

Зразок 2

Протокол № ___

засідання комітету з конкурсних торгів

________________________________________

       м. Харків                                                            « ______» _______________ 2013 року

Присутні:

Голова  комітету з конкурсних торгів, _____________________________

Члени комітету з конкурсних торгів:

____________________________

____________________________

____________________________

____________________________

ПОРЯДОК ДЕННИЙ:

1)      Призначення заступника голови  та секретаря комітету з конкурсних торгів.

2)      Визначення функцій кожного з членів комітету з конкурсних торгів.

СЛУХАЛИ:

По першому питанню порядку денного:

Голову комітету з конкурсних торгів ________________, яка запропонувала призначити заступника та секретаря комітету з конкурсних торгів у складі відповідно: ________ та _________________________.

По другому питанню порядку денного:

Голову комітету з конкурсних торгів _________________, яка запропонувала визначити наступні функції членів комітету з конкурсних торгів:

Функції голови  комітету з конкурсних торгів ___________:

 Функції заступника голови  комітету з конкурсних торгів _______________:

Функції секретаря  комітету з конкурсних торгів _____________:

Функції члена  комітету з конкурсних торгів _______________:

Функції члена  комітету з конкурсних торгів _________ та ___________:.

"За" проголосували одноголосно.

УХВАЛИЛИ:

1.      Призначити заступником голови  та секретарем комітету з конкурсних торгів відповідно  __________ та _________________.

2.      Прийняти до виконання функції членам комітету з конкурсних торгів.

Голова комітету                                                                                         

Заступник голови комітету                                                                                  

Секретар комітету                                                                                     

Член комітету                                                                                            

Член комітету                                                                                            

Кожний Замовник повинен діяти на основі Положення про комітет з конкурсних торгів. Типове положення про комітет з конкурсних торгів розробляється Уповноваженим органом. Воно затверджено Наказом Міністертва економіки України від 26.07.2010 N 916. Положення містить п'ять розділів: загальні положення, порядок створення та організація діяльності комітету, головні функції комітету, права та обов'язки членів комітету, відповідальність.

А тепер розглянемо функції комітету з конкурсних торгів:

 -    планує проведення процедур закупівель;

 -   складає та затверджує річний план державних закупівель;

   -  здійснює вибір процедури закупівлі;

    - проводить процедури закупівель, попередню кваліфікацію учасників;

    - забезпечує рівні умови для всіх учасників, об'єктивний та чесний вибір переможця;

    - забезпечує складання, затвердження та зберігання відповідних документів з питань державних закупівель, визначених цим Законом;

    - здійснює інші дії, передбачені цим Законом.

     В таблиці 2 зображені основні функції членів комітету з конкурсних торгів.

№ з/п	Посада в комітеті	Функції
1	Голова комітету з конкурсних торгів	- організовує роботу комітету і несе персональну відповідальність за виконання покладених на комітет функцій;      - приймає рішення щодо проведення засідань комітету; - визначає дату і місце проведення засідань комітету; - пропонує порядок денний засідань комітету;  - веде засідання комітету; - призначає заступника (заступників) голови та відповідального секретаря комітету із числа членів комітету; - визначає функції кожного члена комітету; - уносить на розгляд керівника замовника пропозиції щодо змін у складі комітету; - здійснює інші повноваження відповідно до законодавства.
2	Секретар комітету з конкурсних торгів	- забезпечує ведення та оформлення протоколів засідань комітету, - оперативне інформування членів комітету стосовно організаційних питань його діяльності, - за дорученням голови комітету виконує іншу організаційну роботу, а також забезпечує відповідно до вимог законодавства зберігання документів щодо здійснення закупівель, дотримання вимог законодавства з питань діловодства при роботі з документами, здійснює інші повноваження відповідно до законодавства; - надає особам, які звернулися з відповідним запитом, документацію конкурсних торгів (кваліфікаційну документацію) та зміни до неї (за наявності) у прошитому вигляді з пронумерованими сторінками, засвідчені підписом голови комітету (виконуючого обов'язки голови) і скріплені печаткою замовника
3	Члени комітету з конкурсних торгів	-  організовують та проводять процедури закупівель;    -  беруть участь в усіх засіданнях особисто;    -  забезпечують рівні умови для всіх учасників процедур закупівель, об'єктивний вибір переможця;  -    в установленому порядку визначають переможців процедур закупівель, пропозиції конкурсних торгів (цінові та кваліфікаційні пропозиції) яких за результатами оцінки визначені найбільш економічно вигідними та акцептовані;   -   сприяють органам, що здійснюють державне регулювання та контроль у сфері закупівель, у виконанні ними своїх повноважень відповідно до законодавства, зокрема створення належних умов для проведення перевірок, надання у встановлений строк необхідних документів і відповідних пояснень;  -    вживають у випадках, передбачених законодавством, відповідних заходів щодо забезпечення захисту інформації при здійсненні процедур закупівель;    -  проходять навчання та/або підвищення кваліфікації спеціалістів у сфері здійснення державних закупівель у порядку, встановленому Міністерством економіки України; - беруть участь в обговоренні та прийнятті рішень щодо планування здійснення процедур закупівель, складання та затвердження річного плану державних закупівель, вибору та проведення процедури закупівель і попередньої кваліфікації учасників, результатів розгляду, оцінки та порівняння пропозицій конкурсних торгів (цінових та кваліфікаційних пропозицій), визначення переможців процедур закупівель, здійсненні інших дій, передбачених Законом.  - дотримуються вимог положення про комітет з конкурсних торгів, Закону  та інших нормативно-правових актів, об'єктивно та неупереджено розглядають пропозиції конкурсних торгів (цінові та кваліфікаційні пропозиції) учасників процедур закупівель, забезпечувати збереження конфіденційності інформації, що стосується діяльності комітету, та інформації, наданої учасниками (учасниками попередньої кваліфікації). Інформація щодо розгляду та оцінки пропозицій конкурсних торгів надається виключно Міністерству економіки України, органам, що здійснюють державне регулювання та контроль у сфері закупівель, органу оскарження та суду.

   Отже, питання організації та функціонування комітету з конкурсних торгів є дуже суттєвими, адже члени комітету з конкурсних торгів несуть, як адміністративну, так і кримінальну відповідальність. Рекомендуємо ретельно підходити до встановлення функцій кожного зі членів комітету, адже, як ви вкажете на етапі створення комітету, так і в подальшому члени будуть нести відповідальність за здійснення закупівель товарів, робіт і послуг за державні кошти.

Самусь Світлана